L’ÉTUDE D’UN FONDS DE PRÉVOYANCE
Marc Villaggi, ing.
5 %?
La cotisation au fonds de prévoyance se limite souvent à 5% des charges
communes. Cette habitude vient du fait que l’article 1072 du code civil
indique que «la contribution des copropriétaires au fonds de prévoyance
est d’au moins 5% de leur contribution aux charges communes.»
Les copropriétaires oublient de noter que l’exigence de l’article 1072
est «d’au moins» et non «égale à» 5% et oublient également que l’article
1071 spécifie que «le syndicat constitue, en fonction du coût estimatif
des réparations majeures et du coût de remplacement des parties
communes, un fonds de prévoyance.» La contribution doit donc être
établie en fonction de la réalité et non à partir d’un pourcentage
préétabli.
Des fonds insuffisants
Plusieurs copropriétaires habitant des copropriétés âgées de 15 à 20 ans
doivent actuellement débourser des dizaines de milliers de dollars pour
réparer leur immeuble car le fonds de prévoyance est insuffisant pour
couvrir le coût de remplacement des composantes. Situation injuste et
véritable cauchemar pour ceux-ci!
Ils doivent se résigner à payer ou à
vendre à rabais car la loi les oblige à dénoncer ce fait aux futurs
acheteurs.
Le syndicat a le devoir de s’assurer que le fonds est bien
garni et que chaque copropriétaire contribue équitablement au fonds de
prévoyance, et ce dès la mise en service de l’immeuble. Le taux de
contribution ne peut toutefois pas être établi à l’avance car chaque
bâtiment est différent: la qualité de construction varie, la qualité
d’entretien varie et le nombre de composantes communes varie.
Un fonds et un carnet d’entretien informatisés: un outil de gestion
Le fonds de prévoyance usuel se résume trop souvent à une feuille
comprenant un flux de trésorerie. Cette coutume ne permet pas de gérer
sa copropriété avec clairvoyance.
Pour établir la contribution requise au fonds de prévoyance il n’y a
qu’une façon:
• Établir l’historique de l’immeuble.
• Établir la liste des composantes de l’immeuble.
• Inspecter l’immeuble pour déterminer sa qualité de construction et la
qualité de son entretien. Pour ensuite permettre de bien gérer, l’étude
du fonds doit inclure une série de rapports d’analyse et un carnet
d’entretien d’immeuble. L’informatique est alors d’une grande utilité.
Elle permet de maintenir facilement le fonds et le carnet à jour et de
générer, en tout temps, des rapports de contrôle à partir du carnet
d’entretien.
Les rapports du fonds de prévoyance
Une étude complète du fonds devrait inclure les rapports suivants:
• Fiches d’inspection: Une fiche d’inspection résume la description et
les observations relatives à chaque composante ainsi que les travaux
majeurs projetés pour cette composante. Il y a donc autant de fiches
d’inspection qu’il y a de composantes. Entre autres, lors de travaux de
réparation ou de remplacement, la fiche sera utile pour identifier le
fabricant de la composante et le numéro du modèle.
• Justification de la contribution annuelle de base: La justification de
la contribution annuelle liste les contributions annuelles requises pour
couvrir chacun des travaux majeurs prévus sur chaque composante. La
somme de toutes ces contributions déterminent le montant annuel à
contribuer au fonds de prévoyance.
• Liste des travaux annuels projetés: Cette liste regroupe par année les
travaux majeurs à effectuer sur l’immeuble pour un horizon de 25 ans.
• Travaux prévus sur les composantes majeures de l’immeuble: Cette liste
regroupe les travaux majeurs prévus par groupe et composante et indique
la prochaine intervention prévue pour chaque composante.
• Liste des travaux non récurrents suggérés: L’inspection de l’immeuble
révèle souvent des anomalies de construction qui, si elles sont
corrigées, prolongeront la durée de vie de l’immeuble. Cette liste
établit les travaux qu’il serait souhaitable d’effectuer pour prolonger
la durée de vie des composantes et pour que l’échéance prévue pour le
remplacement des composantes soit réaliste.
• Flux de trésorerie du fonds de prévoyance: Le flux résume toute
l’étude et présente les prévisions de dépenses et les cotisations
requises pour couvrir ces dépenses pour les vingt-cinq prochaines
années.
Le carnet d’entretien
Le carnet est un registre dans lequel sont conservées toutes les
informations pertinentes à l’immeuble afin d’en retracer facilement
l’historique d’entretien, les contrats de services et les données de
base sur l’immeuble lui-même. Un carnet devrait comprendre au moins
quatre (4) sections:
• Les renseignements sur la copropriété (administrateurs, gestionnaire,
année de mise en service, valeur de l’immeuble, plans, devis et manuels
d’instruction disponibles, etc.)
• Les données sur les contrats de services (assurances, entretien
mécanique, entretien paysager, etc.)
• Les données sur les fournisseurs de services.
• Les données sur les interventions faites sur l’immeuble.
En utilisant une base de données informatisée pour enregistrer ces
informations, les administrateurs pourront alors générer, sur demande,
une série de rapports de contrôle tels que:
• La liste des contrats en cours.
• La liste des contrats à renouveler.
• La liste de toutes les interventions sur l’immeuble, triées par dates
et par composante.
• La liste des interventions provenant du fonds de prévoyance.
• La liste des interventions provenant du fonds d’opération.
• La liste des interventions couvertes par un plan d’entretien.
• Les renseignements sur la copropriété.
Conclusion
Avec une étude de fonds de prévoyance et un carnet d’entretien
informatisés, plus de devinettes. Les copropriétaires connaissent la
liste de toutes les composantes de l’immeuble, leurs états actuels,
leurs coûts de remplacement, leurs dates probables de remplacement,
quelle est la contribution annuelle requise pour couvrir le remplacement
de chaque composante et la contribution annuelle requise pour le
remplacement de l’ensemble des composantes.
Pour leur part, les administrateurs peuvent suivre facilement
l’historique des dépenses et des coûts d’entretien et comparer ceux-ci
aux prévisions du fonds de prévoyance et du fonds d’opération.
Les lecteurs peuvent communiquer avec l’auteur pour en connaître plus
sur l’étude d’un fonds de prévoyance et le carnet d’entretien
d’immeuble.
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CondoLiaison, volume 5, numéro 1
